Projekt flagowy DiHeLib koordynowany jest przez dwie jednostki Uniwersytetu Jagiellońskiego: Wydział Filologiczny oraz Bibliotekę Jagiellońską przy wsparciu grupy ekspertów i konsultantów. Funkcję kierownika projektu pełni dr hab. Jadwiga Kita-Huber, prof. UJ.
Projekt składa się z dwóch platform.
Platforma archiwistyczno-filologiczna skupia badaczy z wielu dziedzin: głównie filologów specjalizujących się w różnych językach (niemieckim, francuskim, angielskim, włoskim, hiszpańskim, łacińskim i in.), ale także historyków, filozofów i bibliotekarzy-archiwistów. Celem prac platformy jest merytoryczne opracowanie dokumentów należących do Zbioru Autografów z byłej Pruskiej Biblioteki Państwowej w Berlinie, przechowywanych w Bibliotece Jagiellońskiej.
Badacze identyfikują z autopsji i z wykorzystaniem literatury przedmiotu dokumenty znajdujące się w obrębie poszczególnych jednostek (listy, utwory literackie, notatki, dokumenty osobiste i historyczne oraz dokumenty ikonograficzne) a następnie porządkują je, układają według wspólnego schematu i opisują. Opis obejmuje wskazanie autora dokumentu, w przypadku listów nadawcy i adresata, datowanie, określenie miejsca powstania manuskryptu, a także, o ile to możliwe, odtworzenie przynależności do wcześniejszych kolekcji z uwzględnieniem historycznie nadanych sygnatur. W miarę możliwości badacze starają się dokonać identyfikacji nieznanych osób, ustalić brakujące dane chronologiczne i topograficzne.
Jednocześnie powstaje Korpus Haseł Wzorcowych – baza osób oraz miejsc, pozwalająca na jednoznaczne wskazanie postaci występujących często pod różnymi pseudonimami, posiadających różne warianty brzmienia imion i nazwisk oraz uwzględniająca historycznie zmieniające się nazwy miejscowości. Korpus Haseł Wzorcowych posłuży w przyszłości jako narzędzie wyszukiwawcze, umożliwiające połączenie ze sobą dokumentów dotyczących tych samych osób i miejsc. Po opracowaniu merytorycznym opis dokumentu zostaje wprowadzony do odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego, tzw. makiety, porządkującej metadane według ustalonych standardów, co pozwoli na stworzenie całościowego katalogu dokumentów i włączenie tym samych całości Zbioru Autografów do obiegu naukowego.
Koordynatorką Platformy A jest prof. dr hab. Jadwiga Miszalska.
Zakres zadań platformy digitalizacyjno-infrastrukturalnej obejmuje z jednej strony zapewnienie i rozwijanie infrastruktury technicznej niezbędnej do realizacji projektu oraz związanych z jej użytkowaniem kompetencji, a z drugiej strony przeprowadzenie całego procesu dygitalizacji dokumentów należących do zbioru autografów z byłej Pruskiej Biblioteki Państwowej w Berlinie przechowywanych w Bibliotece Jagiellońskiej.
Pierwsza grupa zadań oznacza analizę funkcjonalności wykorzystywanych w Bibliotece Jagiellońskiej oraz dostępnych na rynku narzędzi (np. skanerów wraz z oprogramowaniem), jak również systemów i rozwiązań służących zarządzaniu dygitalizantami. Oznacza przede wszystkim aktywność poznawczą i pracę koncepcyjną w celu stworzenia trwałych i bezpiecznych rozwiązań w zakresie zarządzania produktami projektu, w tym ich integracji ze środowiskiem informacyjnym Biblioteki, sprawnym udostępnianiem oraz długotrwałym przechowywaniem. Z kolei druga grupa zadań dotyczy zaprojektowania i sprawnego przeprowadzenia całego procesu dygitalizacji części zbioru autografów, od ich kontrolowanego i bezpiecznego pobierania z pomieszczeń szczególnie chronionych, poprzez ewentualną konserwację, wykonanie skanów i publikowanie w przestrzeni cyfrowej w powiązaniu z powstającymi w ramach projektu metadanymi i systemami umożliwiającymi dostęp do zbiorów przechowywanych w Bibliotece Jagiellońskiej.
Pierwsza grupa zadań wymaga współpracy wielu specjalistów z różnych agend biblioteki i kontaktów z podmiotami zewnętrznymi. Skład zespołu jest dynamiczny i zmienia się w zależności od specyfiki zagadnienia będącego przedmiotem analiz. Trzon stanowią wybrani pracownicy Sekcji Rękopisów, kierownicy Sekcji Reprografii, Sekcji Jagiellońskiej Biblioteki Cyfrowej i Sekcji Konserwacji, a także osoby zarządzająca infrastrukturą informatyczną, procesami dygitalizacji i bibliotecznymi zasobami cyfrowymi oraz systemem bibliotecznym ALMA. Po zakończeniu zasadniczej części etapu koncepcyjnego i uruchomieniu procesu dygitalizacji należy spodziewać się większej stabilizacji składu zespołu.
Koordynatorem Platformy B jest dr hab. Remigiusz Sapa, prof. UJ.